Jak zrobić PDF do druku z Worda

Word to edytor tekstu, a nie program do składu

Word składa tekst dobrze. Akapity, przypisy, spis treści, numeracja stron, żywa pagina. To wszystko działa i działa sensownie. Setki wydanych książek powstały właśnie tak. Problem zaczyna się dopiero w miejscu, w którym plik ma pojechać na maszynę.

Ghent Workgroup, branżowa organizacja skupiająca dostawców i drukarnie, wydał osobny podręcznik o tworzeniu PDF z aplikacji biurowych. Nazywa się Guidelines for PDF Creation from Office Applications. Osiemnaście stron, finalna wersja z 17 lipca 2009.

Podstawy pliku produkcyjnego siedzą w poradniku o tym, jak przygotować pliki do druku. Tu chodzi o sam Word.

Czego z Worda nie wyciągniesz: spad, prawdziwy CMYK, kontrola nadlewek

Ramki stron, czyli spad

PDF/X to rodzina norm ISO 15930, opracowywana od 2001 roku. Litera X znaczy Exchange, czyli wymiana. To format zaprojektowany po to, żeby przekazywać pracę do druku. Wymóg ramek opisuje FAQ o PDF/X autorstwa Martina Baileya z Global Graphics, hostowany przez Ghent Workgroup. Każda strona musi zawierać ArtBox albo TrimBox, ale nie oba naraz. Jeśli praca ma schodzić ze spadem, zalecany jest w niej także BleedBox.

I tu robi się prosto. Word nie ma gdzie tych ramek ustawić. Nie ma takiego pola, bo nie ma takiego pojęcia w edytorze tekstu. Norma tego wymaga, a program tego nie oferuje. Skutek jest jeden: PDF z Worda nie jest plikiem PDF/X i zmiana nazwy pliku tego nie zmieni.

W praktyce oznacza to jedną decyzję projektową, którą podejmujesz na samym starcie. Skoro nie ma spadu, to nic w książce nie może dochodzić do krawędzi strony. Zdjęcie, kolorowy pasek, ramka wokół kolumny tekstu, numer strony wypuszczony na margines zewnętrzny. Wszystko musi zostać w bezpiecznej odległości od linii cięcia. Nóż introligatorski nie trafia idealnie, więc element kończący się dokładnie na krawędzi raz wyjdzie równo, a raz z białym paskiem z jednej strony.

Konkretną szerokość spadu podaje drukarnia, nie norma. Zapytaj o nią, zanim usiądziesz do składu, a nie po.

Prawdziwy CMYK

PDF/X-1a wymaga, żeby wszystkie dane o kolorze siedziały w przestrzeniach urządzeniowych. FAQ PDF/X wylicza je po kolei: DeviceGray, DeviceCMYK, Separation albo DeviceN. Dopuszcza jeszcze Indexed i Pattern, ale tylko zbudowane na jednej z tamtych. Word pracuje w RGB. Konwersji na CMYK z profilem w nim nie znajdziesz.

Drukarnia offsetowa nie myśli o kolorze jako o RGB. Myśli profilami charakteryzacji. Fogra publikuje dane dla offsetu arkuszowego. FOGRA39 dla warunków PT1/2, FOGRA51 dla PS1, FOGRA47 dla PT4 w miejsce starszego FOGRA29. FOGRA52 dla papieru niepowlekanego z rozjaśniaczami optycznymi. Wszystko odnosi się do normy ISO 12647-2:2015.

Kontrola nadlewek

Nadlewki, czyli trapping, to zaplanowane zachodzenie sąsiednich kolorów na siebie. Mają ukryć niedokładność pasowania na maszynie. PDF/X zapisuje tę informację kluczem Trapped w słowniku Info. Wartość False znaczy, że pliku nie strapowano i trapping jest wymagany. True znaczy, że zrobiono to poprawnie. Wartość Unknown jest niedozwolona.

Czyli nadlewki to decyzja, którą ktoś podejmuje świadomie i zapisuje w pliku. Word takiej decyzji nie podejmuje. Nie ma nawet gdzie jej zapisać. W praktyce robi to drukarnia w swoim RIP-ie, na twoim pliku, po swojemu. Przy czarnym tekście to bez znaczenia. Przy kolorowej grafice stykającej się z inną grafiką już nie.

Jest jeszcze przezroczystość. Aplikacje Office robią symulację przezroczystości, zanim wyślą zadanie do sterownika drukarki. GWG dodaje przy tym ostrzeżenie: symulacja przezroczystości to nie to samo co spłaszczanie przezroczystości znane z pakietu Adobe. Inny mechanizm, inne wyniki. Cień pod obrazkiem, który na ekranie wygląda miękko, na wydruku potrafi wyjść szarą plamą.

Pułapka eksportu: opcja PDF/A daje plik do archiwum

W oknie eksportu Worda, pod przyciskiem Opcje, siedzi checkbox zgodności z PDF/A. Litera A kojarzy się z czymś lepszym niż zwykły PDF, więc odruch jest oczywisty: zaznaczyć.

A oznacza archive. Norma ISO 19005-1 nazywa się Electronic document file format for long-term preservation i opisuje część pierwszą rodziny, opartą na PDF 1.4. Opublikowano ją w 2005 roku, w dwóch poziomach zgodności: PDF/A-1a i PDF/A-1b. W nazwie tej normy nie ma słowa print. Jest long-term preservation, czyli długoterminowe przechowywanie.

Konsekwencja jest twarda. GWG ostrzega przed tą opcją wprost. PDF/A-1 nie obsługuje przezroczystości, więc cała treść zostaje przekonwertowana na w pełni nieprzezroczystą. Zmienia to wygląd dokumentu i może ukryć ważne informacje. Coś, co widziałeś na ekranie, po prostu nie dojeżdża do pliku.

Lista zakazów PDF/A-1 jest zresztą dłuższa. Elementy przezroczyste, część metod kompresji (LZW, JPEG2000), warstwy PDF oraz niektóre akcje i JavaScript. Jeśli po eksporcie plik wygląda inaczej niż dokument na ekranie, zacznij szukać właśnie tam.

Kolor w PDF/A-1 też ma swoje reguły i to ostre. Norma wymaga, żeby każdy kolor w pliku był zdefiniowany niezależnie od urządzenia. Można to zrobić wprost, przestrzenią niezależną od urządzenia, albo pośrednio, przez OutputIntent z osadzonym profilem ICC. Opisuje to TechNote 0002 wydany przez PDF Association. Kolor nie jest więc w PDF/A dodatkiem, tylko rdzeniem normy. Tyle że rozwiązuje inny problem niż PDF/X. Chodzi o to, żeby kolor dało się odtworzyć po latach, a nie o to, żeby wjechał na konkretną maszynę.

Do tego samo PDF/A bez numeru części nie znaczy nic konkretnego. PDF/A-2 wyszedł w 2011 roku jako ISO 19005-2, opiera się na PDF 1.7 i dopuszcza już przezroczystość, warstwy oraz JPEG2000. PDF/A-3 jest dostępny od października 2012. Trzy różne części, trzy różne zestawy zasad, jedna nazwa w interfejsie.

Fonty w Wordzie: miejsce, w którym tekst po cichu zamienia się w obrazek

To najkonkretniejsza pułapka fontowa w Wordzie i mało kto o niej wie. Eksport do PDF i XPS z Microsoftu nie obsługuje natywnie fontów Type 1 ani OpenType opartych na CFF. Co robi zamiast tego? Zamienia każdy tekst złożony takim fontem na bitmapę. Na obrazek.

Skutki są trzy i wszystkie złe. Tekst przestaje być tekstem, więc nie da się go wyszukać ani zaznaczyć. Wygląda kiepsko, bo to już tylko piksele. A biały tekst na czarnym tle znika. Tak, znika. GWG opisuje ten przypadek dokładnie tym słowem.

Najpewniejszy wybór to fonty TrueType albo OpenType oparte na TrueType, takie jak te dołączone do samego Windows. Obsługują je wszystkie aplikacje tworzące PDF. Jeśli ściągnąłeś ładny font z darmowej paczki w sieci, sprawdź jego rodzaj, zanim złożysz w nim trzysta stron. Sprawdzenie zajmuje minutę. Przeskładanie książki nie.

Norma PDF/X idzie dalej i wymaga osadzenia wszystkich fontów w pliku, razem z ich szerokościami i danymi o kodowaniu. Używać wolno tylko tych, które legalnie można osadzać. Licencja fontu to nie formalność dla prawników. Część fontów ma osadzanie zablokowane w samym pliku i wtedy nie pomoże żadne ustawienie eksportu.

Obrazy i rozdzielczość: co Word robi z tym, co do niego wkleisz

Natywny eksport Office do PDF nie przepróbkowuje obrazów. Rozdzielczość zostaje taka, jaka była. Ale obejście przez XPS i konwersję w Acrobacie sprowadza wszystko do 150 ppi. To pomiary GWG na Office 2007. Ścieżka eksportu ma znaczenie.

Rekomendacja GWG dla dokumentów biurowych to ponad 150 pikseli na cal. Skanowany tekst ma mieć 600 dpi, bez powiększania. I tu ważne zastrzeżenie: to rekomendacja dla Office, wyraźnie niższa niż 300 ppi, o które zwykle prosi drukarnia przy normalnym składzie. Nie traktuj 150 ppi jak zielonego światła. Zapytaj swoją drukarnię, czego oczekuje przy twoim formacie.

Praktycznie: trzymaj oryginały zdjęć osobno, poza dokumentem. Jeśli plik .docx jest jedynym miejscem, w którym żyją twoje zdjęcia, nie masz do czego wrócić. A wrócić trzeba prawie zawsze, przy pierwszej poprawce po korekcie albo przy zmianie formatu książki.

Eksport PDF z Worda krok po kroku

Plik, potem Eksportuj, potem Utwórz dokument PDF/XPS. Okno zapisu ma przycisk Opcje i to pod nim siedzą ustawienia z kroków 4 i 5. Reszta dzieje się w dokumencie, zanim w ogóle otworzysz to okno.

Czego w tej liście nie ma? Ustawienia spadu, konwersji na CMYK i nadlewek. Bo nie ma ich w Wordzie. To nie jest luka w instrukcji, tylko granica narzędzia.

Kiedy Word wystarczy, a kiedy trzeba przejść do składu

Pierwsza ścieżka: eksportujesz z Worda, świadomie godząc się na kompromisy. Bez spadu, więc projekt musi mieć białe marginesy dookoła i nic nie może dochodzić do krawędzi. Kolor w RGB, przekonwertuje go drukarnia po swojemu. Bez nadlewek, zrobi je RIP. Brzmi jak lista wad, ale dla czarnego tekstu na białym papierze żadna z nich nie boli. Powieść, poradnik, wspomnienia rodzinne, praca dyplomowa, tomik wierszy.

Druga: przenosisz materiał do programu do składu. Wtedy dostajesz ramki stron, konwersję kolorów z profilem i kontrolę nad wszystkim, co wyżej opisałem jako niedostępne. Ma to sens, gdy w książce są zdjęcia na spad, kolorowe tła, wymagana wierność barw albo nakład na tyle duży, że poprawka boli finansowo.

Ghent Workgroup publikuje dziś specyfikacje dla druku komercyjnego w dwóch generacjach: nowszej opartej na normie ISO PDF/X-4 i starszej opartej na PDF/X-1a. Tam prowadzi ścieżka składu i to jest język, którym drukarnie mówią między sobą. Jeśli chcesz zobaczyć tę drogę od strony decyzji typograficznych, zajrzyj do poradnika o składzie książki i typografii.

Okładka to osobna sprawa i tu Word odpada zawsze. Szerokość grzbietu wynika z gramatury papieru i liczby stron, a całe wyliczenie opisuje poradnik o tym, jak obliczyć grubość grzbietu książki. Środek możesz zrobić w Wordzie i wyjdzie dobrze. Okładkę zleć albo złóż w programie do składu.

I jeszcze jedno, o czym łatwo zapomnieć przy technikaliach. Plik da się poprawić w pół godziny. Literówki w nakładzie pięciuset egzemplarzy nie poprawisz już nigdy. Zanim zaczniesz walkę z eksportem, domknij korektę i redakcję książki przed drukiem. Kolejność ma znaczenie, bo każda poprawka po eksporcie oznacza eksport od nowa i kolejne czytanie całego PDF.

Gdy plik jest gotowy i sprawdzony, reszta to już mechanika. Co dzieje się z nim dalej, na czym polega preflight i jak wygląda proces po stronie drukarni, opisuje poradnik o drukowaniu książki z PDF.

Najczęstsze pytania