Instrukcja obsługi jest częścią maszyny, nie dodatkiem do kartonu
Rozporządzenie (UE) 2023/1230 w art. 10 ust. 7 stawia sprawę krótko. Instrukcja obsługi i informacje z załącznika III "jasno określają model produktu, do którego się odnoszą". Jedno zdanie, a porządkuje cały temat. Papier nie opisuje maszyny w ogóle. Opisuje ten konkretny model. Jeśli model się zmienia, opis przestaje pasować.
To, do czego dokładnie ma pasować opis, określa art. 10 ust. 5. Maszyna ma być opatrzona co najmniej oznaczeniem modelu, serią lub nazwą typu, rokiem budowy oraz numerem partii lub serii. To są dane z tabliczki. Instrukcja musi się z nimi zgadzać. Rozjazd między tabliczką a stopką instrukcji to pierwsza rzecz, którą widać przy kontroli.
Co rozporządzenie mówi o wersji instrukcji, a czego nie mówi
Numer wydania nie jest wymogiem ustawowym
Rozporządzenie 2023/1230 nigdzie nie każe drukować numeru wydania ani daty rewizji na instrukcji obsługi maszyny ukończonej. Wymaga tylko, żeby instrukcja jasno określała model. Numer wydania to dobra praktyka i najprostszy sposób udowodnienia, że ten wymóg jest spełniony. Nie mylmy jednego z drugim.
Jest w rozporządzeniu jedno miejsce, gdzie wersja dokumentu pada wprost. Załącznik XI pkt 2 lit. n) dotyczy instrukcji montażu maszyny nieukończonej. Ta instrukcja musi zawierać "jednoznaczny opis wersji instrukcji montażu odpowiadającej modelowi maszyny nieukończonej". Lista z załącznika XI pkt 2 ma czternaście pozycji, od a) do n). Wersja to ostatnia z nich, lit. n).
Ciągłej aktualności rozporządzenie wymaga wprost tylko od jednego dokumentu. Art. 21 ust. 2 mówi o deklaracji zgodności UE: "Deklaracja jest stale aktualizowana". Instrukcji taki zapis nie dotyczy. Ale art. 10 ust. 7 wiąże ją z modelem, więc efekt wychodzi podobny. Nieaktualna instrukcja przestaje określać model, który faktycznie stoi w hali.
Ciekawostka: wersjonowanie w rozporządzeniu jednak jest. Załącznik III pkt 1.2.1 lit. f) każe układowi sterowania rejestrować dane o ingerencji. Rejestruje też wersję oprogramowania funkcji bezpieczeństwa zainstalowanego po wprowadzeniu do obrotu. Okres rejestracji to pięć lat od daty instalacji. Prawodawca zna więc pojęcie wersji, tylko przypisał je do oprogramowania.
Numer wydania instrukcji obsługi i data rewizji: minimalny zapis na stopce
Państwowa Inspekcja Pracy ma gotowy schemat na własnych publikacjach. Broszura "Użytkowanie maszyn. Minimalne wymagania dotyczące bhp" ma na stronie redakcyjnej dwa oznaczenia: "Wydanie 4/2024" oraz "Stan prawny - wrzesień 2024 r.". Numer wydania i data, do której treść jest ważna.
Na stopce instrukcji wystarczy tyle:
- Oznaczenie modelu, serii lub typu, dokładnie takie jak na tabliczce z art. 10 ust. 5
- Numer wydania instrukcji obsługi, w formacie, który rośnie: 1/2027, 2/2027, 3/2028
- Data rewizji, czyli dzień, w którym treść była ważna
- Numer rozdziału i numer strony, jeśli rozdziały żyją własnym cyklem
- Informacja, które wydanie rozdziału zastępuje ten zeszyt, jeśli wybierasz zeszyty euro wpinane do segregatora użytkownika
Opracowywaniu takich dokumentów poświęcona jest norma PN-EN IEC/IEEE 82079-1:2020-09, "Przygotowanie informacji dotyczących użytkowania (instrukcji użytkowania) produktów. Część 1: Zasady i wymagania ogólne". Jej zakres obejmuje produkty przemysłowe, konsumenckie, wyroby medyczne, złożone systemy, środki transportu i oprogramowanie. Norma jest płatna, więc traktuj ten akapit jako wskazówkę, gdzie szukać.
Kiedy zmiana konstrukcji unieważnia stos instrukcji w magazynie
Art. 3 pkt 16 rozporządzenia definiuje istotną modyfikację. To zmiana maszyny dokonana fizycznie lub cyfrowo po wprowadzeniu do obrotu, nieprzewidziana przez producenta. Musi wpływać na bezpieczeństwo przez stworzenie nowego zagrożenia albo zwiększenie istniejącego ryzyka. Konsekwencja stoi w art. 18. Kto dokonuje istotnej modyfikacji, jest uznawany za producenta. Ze wszystkimi obowiązkami z art. 10, łącznie z dostarczeniem instrukcji obsługi. Wyjątek dotyczy użytkownika nieprofesjonalnego, który modyfikuje maszynę na własny użytek. Temat rozwija osobny tekst o tym, kiedy istotna modyfikacja maszyny wymusza nową instrukcję.
Drugi tor to dozór techniczny. UDT definiuje modernizację tak: "zmiana konstrukcji, zastosowanych materiałów lub parametrów technicznych urządzenia (...) w stosunku do pierwotnie ustalonych, jednak bez istotnych zmian charakterystyki lub przeznaczenia urządzenia". Naprawa to co innego: "przywrócenie stanu zdatności użytkowej urządzenia technicznego". Ustawa z 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym w art. 17 ust. 1 wymaga uprzedniego uzgodnienia naprawy lub modernizacji z organem. Art. 17 ust. 2 odsyła do art. 14, więc po robocie potrzebna jest nowa decyzja zezwalająca na eksploatację.
Art. 14 ust. 2 pkt 1 każe organowi sprawdzić kompletność i prawidłowość przedłożonej dokumentacji. Punkt 2 idzie dalej: organ "dokonuje badania urządzenia poprzez sprawdzenie zgodności wykonania tego urządzenia z dokumentacją". Rozjazd między maszyną a opisem jest tu sprawdzany wprost, przez człowieka, na miejscu. Stos starych instrukcji w magazynie robi się wtedy problemem.
Po stronie użytkownika działa PIP. Publikacja Inspekcji mówi jasno: "Zakres zastosowań maszyny w zakładzie powinien być zgodny z przeznaczeniem określonym przez producenta w instrukcji obsługi lub dokumentacji techniczno-ruchowej". Instrukcja wyznacza więc granice legalnego użycia. Pracodawca ma też informować pracowników o zagrożeniach oraz o "wszelkich zmianach" wprowadzonych w maszynach, jeśli mogą wpłynąć na bezpieczeństwo. Nawet gdy pracownicy tych maszyn nie obsługują.
Lista kontrolna z tej samej publikacji, rozdział IV, pytanie 3, brzmi: "Czy udostępniono pracownikom aktualne instrukcje bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące obsługi maszyn?".
Katalog też się liczy
Załącznik III pkt 1.7.5 zakazuje, żeby materiały promocyjne opisujące maszynę były sprzeczne z instrukcją obsługi w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa. Muszą też zawierać te same informacje o emisjach. Zmiana konstrukcji, która rusza instrukcję, potrafi więc unieważnić także ulotkę i katalog.
Wersjonowanie dokumentacji technicznej rozdziałami
UDT w wykazie dokumentacji do uzgodnienia modernizacji, pkt 2.1 ppkt 6, wymaga "dokumentacji techniczno-ruchowej lub jej części obejmującej zmiany wynikające z modernizacji". Czyli dopuszcza wprost dokumentację cząstkową. Nie trzeba składać całego tomu. Wystarczy ta część, która się zmieniła. Całość dokumentacji składa się co najmniej w dwóch egzemplarzach.
Skoro organ myśli częściami, instrukcja też może być zbudowana z części. Gotową mapę rozdziałów dostajesz za darmo. Lista obowiązkowej treści z załącznika III sekcja 1.7.4.2 pkt 1 liczy 24 pozycje, od lit. a) do lit. x). Pełna sekwencja, bez luk. Każda pozycja to kandydat na osobny moduł z własnym numerem wydania.
Weź lit. u), czyli progi hałasu. Instrukcja podaje poziom ciśnienia akustycznego, a jeśli nie przekracza 70 dB(A), musi ten fakt wskazać. To jedna z 24 pozycji z listy, a każda żyje własnym cyklem zmian.
Teraz wymień napęd na cichszy. Rozdział o emisjach trzeba wydrukować od nowa. Rozdział o transporcie, rozdziały o przechowywaniu i o utylizacji zostają nietknięte. Przy jednym zszytym bloku drukujesz od nowa wszystko. Przy budowie modułowej drukujesz od nowa tylko ten jeden rozdział.
| Zdarzenie | Instrukcja zszyta w całości | Instrukcja modułowa |
|---|---|---|
| Korekta literówki w opisie sterowania | Nowy nakład albo życie z błędem | Dodruk zmienionego rozdziału |
| Zmiana parametru hałasu po wymianie napędu | Cały stos do makulatury | Nowe wydanie jednego rozdziału |
| Nowy wariant osprzętu | Nowa wersja całego tomu | Dołożenie rozdziału |
| Modernizacja uzgadniana z UDT | Trzeba wyciąć i opisać zmienione fragmenty z jednolitego tomu | Gotowy rozdział idzie do organu bez obróbki, zgodnie z pkt 2.1 ppkt 6 |
Oprawa, która przeżyje rewizję
Podział na moduły ma sens tylko wtedy, gdy każdy rozdział da się wymienić bez ruszania reszty. Oprawa klejona tego nie daje. Blok jest zamknięty i każda zmiana oznacza nowy egzemplarz. Zeszytowa euro odwraca ten problem. Każdy rozdział to osobny zeszyt z otworami, wpinany do segregatora użytkownika, więc wymieniasz sam zeszyt zmienionego rozdziału. Kupujesz elastyczność, płacisz trwałością grzbietu i wyglądem.
Jak często ten model się zmienia? Maszyna zamknięta konstrukcyjnie, produkowana latami bez rewizji, spokojnie znosi zszyty blok. Maszyna budowana pod klienta, w wariantach, z osprzętem dobieranym do zlecenia, potrzebuje formy rozbieralnej. Więcej o doborze formy pod dokumentację techniczną znajdziesz w poradniku o druku instrukcji obsługi dla producentów.
Ważne, żeby nie mylić tego z wysyłką luźnych kart do klienta. Przy spirali podmiana pojedynczej karty wymaga wykręcenia spirali i ponownej oprawy egzemplarza. Taką robotę wykonuje drukarnia, a użytkownik nie zrobi jej w terenie. Realny model to nowy zeszyt zmienionego rozdziału w wariancie zeszytowej euro albo nowy egzemplarz spiralowany na bieżącą serię. Każdy taki zeszyt niesie numer wydania i informację, które wydanie rozdziału zastępuje. Bez tego powstają dwa równoległe opisy tej samej maszyny.
Nakład dopasowany do cyklu zmian
Rabat za ilość kusi. Ale liczysz go na egzemplarzach wydrukowanych, a nie na egzemplarzach użytych. Instrukcja, która trafia do makulatury po zmianie konstrukcji, kosztuje sto procent, niezależnie od tego, o ile spadła cena jednego egzemplarza.
Nakład ustawia się więc na dwóch liczbach, które znasz. Pierwsza to plan produkcji modelu do najbliższej znanej rewizji. Druga to termin z art. 10 ust. 7: na żądanie zgłoszone w momencie zakupu masz miesiąc na dosłanie papieru bezpłatnie. Miesiąc spokojnie mieści dodruk, więc nie musisz trzymać zapasu na dwa lata do przodu. Zastrzeżenie: przy maszynach dla użytkowników nieprofesjonalnych informacje o bezpieczeństwie jadą na papierze z maszyną, bez tego okna. Tę część nakładu planujesz na sztuki.
Drukujesz komplet na serię, którą faktycznie budujesz, a resztę dosypujesz w miarę potrzeb. Ten model obsługuje druk na żądanie i małe nakłady, a szczegóły reżimu dosyłkowego opisuje tekst o dodruku instrukcji obsługi na żądanie. Cały asortyment form znajdziesz w kategorii instrukcje obsługi.
Wersja cyfrowa nie zwalnia z papieru
Instrukcja cyfrowa jest dopuszczalna, ale ma własny reżim. Art. 10 ust. 7 lit. c) każe utrzymać ją online przez przewidywany cykl życia maszyny oraz co najmniej 10 lat po wprowadzeniu do obrotu. Wersjonowanie plików staje się wtedy obowiązkowe z czystej praktyki. Po dziesięciu latach ktoś zapyta, która wersja obowiązywała w dniu dostawy.
Papier wraca dwiema drogami. Na żądanie użytkownika wyrażone w momencie zakupu producent dostarcza instrukcję papierową bezpłatnie, w terminie miesiąca. Druga droga to maszyny dla użytkowników nieprofesjonalnych. Liczą się też maszyny, których nieprofesjonalista racjonalnie może użyć. Tam informacje o bezpieczeństwie idą na papierze bez żadnego wniosku. Zawsze.
Jest jedno odstępstwo od reżimu językowego. Załącznik III sekcja 1.7.4 dotyczy instrukcji konserwacji dla wyspecjalizowanego personelu upoważnionego przez producenta. Taką wolno dostarczyć w jednym języku urzędowym UE, zrozumiałym dla tego personelu. Reszta idzie w języku państwa, w którym maszyna trafia na rynek. PIP przypomina zresztą, że pracodawca przed zakupem sprawdza, czy dołączono instrukcję użytkowania i deklarację zgodności w języku polskim.
Załącznik IV część A lit. i) wymaga, żeby dokumentacja techniczna zawierała egzemplarz instrukcji obsługi oraz informacje z załącznika III sekcja 1.7.4. Art. 10 ust. 3 każe trzymać go do dyspozycji organów nadzoru rynku przez co najmniej 10 lat po wprowadzeniu do obrotu. Czyli trzymasz archiwum wydań.
Aktualizacja instrukcji obsługi krok po kroku
Ustal, czy zmiana rusza bezpieczeństwo
Sprawdź definicję z art. 3 pkt 16. Nowe zagrożenie albo większe ryzyko oznacza istotną modyfikację, a wtedy art. 18 robi z modyfikującego producenta.
Zmapuj zmianę na 24 pozycje z załącznika III
Lista obowiązkowej treści idzie od lit. a) do lit. x). Zaznacz pozycje, których zmiana dotyka. To twój zakres rewizji, reszta zostaje bez ruchu.
Sprawdź, czy potrzebne jest uzgodnienie z dozorem
Przy urządzeniach objętych dozorem art. 17 ust. 1 ustawy o dozorze technicznym wymaga uprzedniego uzgodnienia. Po robocie art. 17 ust. 2 odsyła do art. 14, czyli do nowej decyzji zezwalającej na eksploatację.
Podnieś numer wydania i datę rewizji
Na stopce zmienionych rozdziałów i na stronie tytułowej. Format taki jak u PIP: numer wydania plus stan na dzień. Stary numer zostaje w archiwum.
Odśwież deklarację zgodności
Art. 21 ust. 2 mówi wprost, że deklaracja jest stale aktualizowana. To jedyny dokument, od którego rozporządzenie żąda tego wprost.
Przejrzyj katalog i ulotki
Załącznik III pkt 1.7.5 zakazuje sprzeczności materiałów promocyjnych z instrukcją w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa. Informacje o emisjach muszą być te same.
Policz stos w magazynie
Egzemplarze opisujące poprzedni stan konstrukcji nie nadają się do wysyłki z nową maszyną. Wycofaj je fizycznie, żeby nikt ich nie dołożył z rozpędu.
Zarchiwizuj egzemplarz starego wydania
Załącznik IV część A lit. i) wymaga egzemplarza instrukcji w dokumentacji technicznej. Art. 10 ust. 3 każe trzymać całość co najmniej 10 lat po wprowadzeniu do obrotu.
FAQ
Nie. Rozporządzenie 2023/1230 wymaga tylko, żeby instrukcja jasno określała model produktu, do którego się odnosi (art. 10 ust. 7). Numer wydania to dobra praktyka i wygodny dowód spełnienia tego wymogu. Jawny wymóg wersji dokumentu jest w załączniku XI pkt 2 lit. n) i dotyczy instrukcji montażu maszyny nieukończonej.
Nie każda. Klucz to art. 10 ust. 7: instrukcja ma jasno określać model. Jeśli zmiana nie rusza żadnej z 24 pozycji z załącznika III sekcja 1.7.4.2, treść zostaje ważna. Jeśli rusza choć jedną, rewizji podlega ten rozdział.
Art. 18 rozporządzenia mówi, że kto dokonuje istotnej modyfikacji, jest uznawany za producenta i podlega obowiązkom z art. 10. To obejmuje dostarczenie instrukcji obsługi. Wyłączony jest użytkownik nieprofesjonalny modyfikujący maszynę na własny użytek.
Nie w formie luźnych kart. Przy oprawie spiralowanej podmiana pojedynczej karty wymaga wykręcenia spirali i ponownej oprawy. Taką robotę wykonuje drukarnia, a użytkownik nie zrobi jej w terenie. Realny model to nowy zeszyt zmienionego rozdziału w wariancie zeszytowej euro albo nowy egzemplarz spiralowany na bieżącą serię. Taki zeszyt niesie numer wydania i informację, które wydanie zastępuje. UDT w wykazie dokumentacji do uzgodnienia modernizacji dopuszcza zresztą wprost dokumentację techniczno-ruchową lub jej część obejmującą zmiany.
Załącznik IV część A lit. i) wymaga egzemplarza instrukcji w dokumentacji technicznej, a art. 10 ust. 3 każe trzymać ją do dyspozycji organów nadzoru rynku co najmniej 10 lat po wprowadzeniu do obrotu. Wersja cyfrowa ma być dostępna online przez cykl życia maszyny i również co najmniej 10 lat.
Nie. Na żądanie wyrażone w momencie zakupu producent dostarcza papier bezpłatnie w terminie miesiąca. Dla maszyn dla użytkowników nieprofesjonalnych informacje dotyczące bezpieczeństwa idą na papierze bez żadnego wniosku.
Masz projekt do wydrukowania?
Potrzebujesz profesjonalnego druku? Porozmawiajmy o Twoim projekcie.
