Papier przestaje być domyślnym załącznikiem
Od 20 stycznia 2027 r. instrukcja obsługi maszyny może być cyfrowa. Rozporządzenie (UE) 2023/1230 pozwala na to wprost. Ale jeden kupujący może zażądać papieru, a producent ma wtedy miesiąc na dostarczenie. Bezpłatnie. Przepis nie mówi nic o formacie ani o gramaturze, mówi o terminie. Cały problem jest więc procesowy.
Miesiąc wystarczy z ogromnym zapasem, jeśli plik produkcyjny leży gotowy w archiwum. Miesiąc to za mało, jeśli plik trzeba odtworzyć: znaleźć źródła składu, dopasować fonty, dobrać papier, zrobić proof. Cała różnica siedzi w tym, co zrobisz przed pierwszym żądaniem.
Co dokładnie mówi art. 10 ust. 7
Na żądanie użytkownika wyrażone w momencie zakupu producent dostarcza jednak bezpłatnie, w terminie miesiąca, instrukcję obsługi w formie papierowej.
Rozporządzenie (UE) 2023/1230, art. 10 ust. 7
Słowo „użytkownika” zawęża krąg do tego, kto maszyny używa. „W momencie zakupu” przywiązuje żądanie do chwili transakcji. „Producent” wskazuje jeden podmiot, z pominięciem dystrybutora i importera. Żądanie zgłoszone pół roku po zakupie tego obowiązku nie uruchamia. Fraza „w terminie miesiąca” pada w całym rozporządzeniu dokładnie raz i obciąża wyłącznie producenta.
Reszta ustępu opisuje warunki dla wersji cyfrowej. Producent wskazuje sposób dostępu do pliku na maszynie lub na produkcie powiązanym. Gdy to niemożliwe, wskazanie idzie na opakowanie albo do dokumentu towarzyszącego (lit. a). Plik ma być w formacie, który pozwala wydrukować instrukcję, pobrać ją i zapisać na urządzeniu elektronicznym (lit. b). Dostęp ma działać w dowolnym momencie, w szczególności podczas awarii maszyny. Ten sam wymóg łapie instrukcje wbudowane w oprogramowanie.
Link nie może umrzeć po dwóch latach. Instrukcja cyfrowa ma być dostępna online przez przewidywany cykl życia maszyny i przez co najmniej 10 lat po wprowadzeniu jej do obrotu. Ten wymóg wymusza archiwum niezależnie od dodruku. Wybór między jedną formą a drugą rozkładamy w tekście o tym, kiedy wystarczy instrukcja papierowa, a kiedy cyfrowa.
Dla amatorów papier idzie zawsze, bez żądania
Akapit czwarty art. 10 ust. 7 wyjmuje maszyny przeznaczone dla użytkowników nieprofesjonalnych. Obejmuje też te, które nie są dla nich przeznaczone, ale w racjonalnie przewidywalnych warunkach mogą być przez nich używane. Informacje dotyczące bezpieczeństwa dostarcza się do nich w formie papierowej zawsze. Nikt nie musi o nie prosić. Jeśli twoja maszyna bywa kupowana do garażu, najpierw masz na głowie papier dla amatorów. Dodruk na żądanie schodzi wtedy na drugi plan.
Czego przepis nie rozstrzyga
Rozporządzenie nie definiuje, czym jest moment zakupu ani w jakiej formie użytkownik ma wyrazić żądanie. Nie mówi też, od kiedy dokładnie biegnie miesiąc: od żądania, od zakupu czy od wydania maszyny. Wytycznej, która by to przesądzała, nie ma. Ustal to sam w zamówieniu i w umowie z dystrybutorem, zanim zrobi to za ciebie spór z klientem.
Miesiąc to termin na dostarczenie, nie na napisanie instrukcji
Instrukcja nie powstaje w miesiąc. Załącznik III pkt 1.7.4.2 ust. 1 wylicza jej obowiązkową treść w 24 punktach, od litery a do x. Są tam nazwa i pełny adres producenta, deklaracja zgodności UE albo adres i kod do niej, rysunki i schematy. Dalej opis stanowisk pracy, ostrzeżenia o niedozwolonym użytkowaniu, instrukcje montażu, emisja hałasu, promieniowanie i substancje niebezpieczne. Skompletowanie tego zajmuje tygodnie. Miesiąc z art. 10 ust. 7 nie jest na to.
Ten miesiąc dotyczy jednej czynności. Dostarczenia papieru komuś, kto poprosił o niego przy zakupie. Przepis zakłada, że treść już istnieje, bo istnieć musi. Wersja cyfrowa jest przecież dostępna online od pierwszego dnia sprzedaży. Dodruk to wyjęcie gotowego pliku, wydruk i wysyłka.
Języka też nie da się załatwić w trybie awaryjnym. Instrukcje sporządza się w języku łatwo zrozumiałym dla użytkowników, wskazanym przez zainteresowane państwo członkowskie. Mają być jasne, zrozumiałe i czytelne. Dodruk na rynek polski musi więc wyjść po polsku. Tłumaczenie zamawiasz przed premierą maszyny, bo w miesiąc od żądania go nie zrobisz.
Jeden wyjątek językowy siedzi w załączniku III pkt 1.7.4. Instrukcja konserwacji przeznaczona do użytku przez wyspecjalizowany personel upoważniony przez producenta może być dostarczona tylko w jednym z języków urzędowych Unii, zrozumiałym dla tego personelu. To odstępstwo od art. 10 ust. 7. Dotyczy serwisu, nie operatora.
Dobrowolne stosowanie rozporządzenia w sprawie maszyn nie jest dozwolone przed datą jego stosowania. Jednak odpowiednie prace przygotowawcze i ustalenia przejściowe mogą zostać rozpoczęte, aby były gotowe w dniu stosowania.
Urząd Dozoru Technicznego, Biuletyn INSPEKTOR 2/2025
Formalnie nie wolno stosować rozporządzenia wcześniej. Ale proces dodruku ma być gotowy 20 stycznia 2027 r., a nie zaczynać się tego dnia. Podmioty gospodarcze dostały na przygotowania 42 miesiące, licząc od wejścia w życie 20 lipca 2023 r. Ostatni kawałek tego okresu właśnie leci. Szerszy kalendarz dat rozpisujemy w poradniku o tym, jak rozporządzenie maszynowe 2023/1230 zmienia druk instrukcji.
Archiwum pliku produkcyjnego: co zamrozić na 10 lat
Rozporządzenie wymaga dostępności instrukcji cyfrowej online przez co najmniej 10 lat po wprowadzeniu maszyny do obrotu. Ten sam okres przyjmij dla archiwum produkcyjnego. PDF na serwerze to za mało. Wersja do pobrania przez klienta i wersja, z której drukujesz, to dwa różne pliki.
Zamrożenie to coś więcej niż kopia pliku. To zapis decyzji: który papier, jaki profil, jaka oprawa. Bez tego dodruk po trzech latach będzie wyglądał inaczej niż nakład seryjny, mimo że treść się nie zmieniła. Wystarczy różnica w bieli papieru albo w profilu koloru, żeby klient to zauważył.
- Plik produkcyjny PDF z osadzonymi wszystkimi fontami. Font z licencją, która wygasa, unieruchomi dodruk skuteczniej niż brak wolnej maszyny w drukarni.
- Numer wersji i data zamknięcia na stronie redakcyjnej. Bez nich nie odróżnisz pliku sprzed korekty od pliku po niej.
- Profil koloru użyty przy separacji. Fogra publikuje dane charakteryzacyjne dla druku arkuszowego offsetowego: FOGRA51 dla papieru powlekanego (PSO Coated v3) i FOGRA52 dla niepowlekanego z rozjaśniaczami optycznymi (PSO Uncoated v3). Starsze prace na PT4 opisuje FOGRA47, który zastąpił FOGRA29.
- Nazwa handlowa papieru, gramatura i kierunek włókien. Wpisz konkretną nazwę i konkretną liczbę. „Papier offsetowy” to za mało.
- Rodzaj oprawy, format po obcięciu i szerokość marginesu na oprawę.
- Pliki źródłowe składu razem z linkowanymi grafikami. PDF wystarczy do druku. Nie wystarczy do poprawki.
- Zatwierdzony proof albo wydruk referencyjny z datą. To jedyny obiektywny punkt odniesienia przy sporze o kolor dodruku.
Specyfikacji poligraficznej rozporządzenie nie narzuca. Nie ma w nim formatu, nie ma gramatury, nie ma rodzaju oprawy ani nakazu koloru. Jedyne wymaganie brzmi: jasne, zrozumiałe i czytelne. Cała reszta to twój wybór. Właśnie dlatego trzeba go zapisać samemu, bo żaden przepis nie zrobi tego za ciebie. Zmiany treści między wersjami to osobny wątek, opisany w tekście o aktualizacji instrukcji obsługi i wersjonowaniu.
Dodruk instrukcji w małym nakładzie: czego wymagać od drukarni
Dodruk na żądanie ma jedną cechę, która odróżnia go od zwykłego zlecenia. Nakład jest nieprzewidywalny. Może być jeden egzemplarz. Może być kilkadziesiąt w miesiącu, jeśli akurat zszedł większy kontrakt. Drukarnia musi obsłużyć oba przypadki z tej samej specyfikacji, bez zmiany wyglądu.
Zanim wyślesz plik, zapytaj o sześć rzeczy i zapisz odpowiedzi w umowie.
- Czy przyjmujecie pojedyncze sztuki z tej samej specyfikacji co nakład seryjny?
- Czy ten papier będzie dostępny za pięć lat? Jeśli nie, jaki jest zamiennik i kto go zatwierdza?
- Jak wygląda dodruk cyfrowy obok nakładu offsetowego? Czym różni się kolor i czy różnica jest do zaakceptowania?
- Ile trwa realizacja jednej sztuki, licząc od maila do wysyłki?
- Czy trzymacie mój plik u siebie, czy przysyłam go za każdym razem?
- Kto płaci za naprawę pliku, jeśli po kilku latach nie przejdzie preflightu?
Plik zamknięty w 2027 r. i otwierany w 2032 r. trafia na inne oprogramowanie i inne systemy naświetlające (RIP). Fonty, przezroczystości i profile potrafią się rozjechać. Umów się z góry, kto to naprawia i na czyj koszt.
Oprawa też ma znaczenie przy pojedynczych sztukach. Instrukcja, która leży otwarta przy maszynie, zachowuje się inaczej niż ta w segregatorze. Instrukcja spiralowana leży płasko i nie zamyka się operatorowi pod ręką. Przegląd formatów i opraw zbieramy w kategorii instrukcje obsługi, a mechanikę krótkich serii w poradniku o druku na żądanie i małych nakładach.
Kto odpowiada za papier: producent, importer, dystrybutor
Obowiązek dodruku z art. 10 ust. 7 obciąża producenta. Importer i dystrybutor mają własne przepisy i własny zakres.
| Podmiot | Przepis | Co musi zrobić |
|---|---|---|
| Producent | art. 10 ust. 7 | Dostarcza papier bezpłatnie w terminie miesiąca na żądanie wyrażone w momencie zakupu. Wskazuje sposób dostępu do wersji cyfrowej. |
| Importer | art. 13 ust. 4 | Zapewnia dołączenie do maszyny instrukcji obsługi oraz dostarczenie informacji, o których mowa w art. 10 ust. 7. |
| Dystrybutor | art. 15 ust. 2 lit. c | Przed udostępnieniem na rynku sprawdza, czy instrukcja i informacje z art. 10 ust. 7 są dołączone w języku określonym przez państwo członkowskie. |
Dystrybutor sprawdza, ale nie drukuje. Importer zapewnia dołączenie, ale nie prowadzi archiwum pliku produkcyjnego. Papier na żądanie wraca do producenta. Żądanie pada w punkcie sprzedaży, a wykonuje je ktoś inny, często w innym kraju. Ścieżka od zaznaczonego pola w zamówieniu do drukarni musi istnieć wcześniej.
Dodaj pole do zamówienia
Żądanie ma paść w momencie zakupu. Jeśli nie ma gdzie go zgłosić, nie padnie wcale albo trafi mailem trzy tygodnie później. Pole w formularzu zamówienia rozstrzyga datę i formę.
Przekaż żądanie producentowi
Dystrybutor i importer muszą wiedzieć, komu przesłać zaznaczone pole. Ustal jeden adres i jeden format zgłoszenia. Termin biegnie u producenta.
Wyjmij plik z archiwum
Wersja, numer, profil koloru i papier są już zapisane. Nikt nie podejmuje decyzji na nowo. Jeśli ktoś ją podejmuje, archiwum jest niekompletne.
Zleć dodruk z zamrożonej specyfikacji
Ta sama specyfikacja co nakład seryjny. Drukarnia zna ją wcześniej, bo dostała ją przy pierwszym nakładzie.
Wyślij i zapisz
Data wysyłki, numer wersji i adres trafiają do rejestru. Przy sporze o termin to jedyny dowód, że miesiąc został dotrzymany.
Pracy jest tu na tydzień, ale musi wydarzyć się przed pierwszym żądaniem. Jak to wygląda przy pełnym nakładzie seryjnym, opisujemy w poradniku o druku instrukcji obsługi dla producentów.
Najczęstsze pytania
Art. 10 ust. 7 mówi o żądaniu wyrażonym w momencie zakupu. Zgłoszenie po roku nie uruchamia obowiązku bezpłatnego dostarczenia w terminie miesiąca. Rozporządzenie nie definiuje jednak, czym dokładnie jest moment zakupu ani w jakiej formie żądanie ma paść. Tę lukę wypełnia twoja procedura zamówienia.
Przy jednej sztuce cyfrowo. Offset wymaga przygotowania form drukowych, więc opłaca się dopiero od większego nakładu. Dlatego przy dodruku na żądanie pytasz drukarnię o różnicę koloru. Czym różni się cyfrowy pojedynczy egzemplarz od offsetowego nakładu i czy tę różnicę da się zaakceptować.
Tyle, ile trzeba, żeby zmieścić treść z załącznika III pkt 1.7.4.2 ust. 1. Ta lista ma 24 pozycje, od litery a do x. Rozporządzenie nie podaje liczby stron ani objętości. Podaje zakres informacji. Objętość wychodzi z tego, jak skomplikowana jest maszyna.
Wtedy pierwszą linią jest importer. Art. 13 ust. 4 nakłada na niego obowiązek zapewnienia, że do maszyny dołączono instrukcję obsługi oraz informacje, o których mowa w art. 10 ust. 7. Sam obowiązek dostarczenia papieru na żądanie zostaje przy producencie. Importer odpowiada za to, żeby ścieżka do niego w ogóle istniała.
Nie zawsze. Załącznik III pkt 1.7.4 daje odstępstwo od art. 10 ust. 7. Instrukcja konserwacji dla wyspecjalizowanego personelu upoważnionego przez producenta może wyjść w jednym języku urzędowym Unii, zrozumiałym dla tego personelu. Operator dostaje polski. Serwis fabryczny niekoniecznie.
Co do treści tak. Obie mają zawierać to samo, czyli pełny zakres z załącznika III. Co do wykonania nie. Rozporządzenie nie narzuca papieru, formatu ani oprawy, więc wersja drukowana może wyglądać inaczej niż plik z ekranu. Ważne, żeby obie były jasne, zrozumiałe i czytelne.
Masz projekt do wydrukowania?
Potrzebujesz profesjonalnego druku? Porozmawiajmy o Twoim projekcie.
