Instrukcja serwisowa a instrukcja obsługi: prawo zna tylko jedną z tych nazw
Rozporządzenie maszynowe (UE) 2023/1230 nie definiuje pojęcia „instrukcja serwisowa”. Rozporządzenie Ministra Gospodarki z 21 października 2008 r. w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn też go nie używa. Oba akty mówią o instrukcji konserwacji. „Instrukcja serwisowa” to branżowy skrót myślowy, wygodny w rozmowie, ale bez definicji legalnej. To nie jest czepianie się słówek. Jeśli w dokumencie powołujesz się na przepis, musisz użyć nazwy, którą ten przepis zna. Inaczej cytat rozjedzie się ze źródłem.
Definicja instrukcji obsługi siedzi w art. 3 pkt 17 rozporządzenia 2023/1230. Cały jej ciężar leży po stronie użytkownika.
instrukcja obsługi oznacza informacje przekazane przez producenta (...) w celu poinformowania użytkownika maszyny lub produktu powiązanego o ich przewidzianym i prawidłowym użytkowaniu, a także informacje dotyczące wszelkich środków ostrożności
Rozporządzenie (UE) 2023/1230, art. 3 pkt 17
Naprawy w tej definicji nie ma. Nie ma diagnostyki, demontażu ani wymiany podzespołów. Jest przewidziane i prawidłowe użytkowanie plus środki ostrożności. Dokument dla serwisu pojawia się w rozporządzeniu tylko raz, przy wymogu językowym.
Gdzie przebiega granica: czynności użytkownika kontra czynności serwisu
Załącznik III pkt 1.7.4.2 ust. 1 wylicza, co musi zawierać instrukcja. Granicę wyznaczają trzy litery z tej listy.
- lit. r): opis czynności regulacyjnych i konserwacyjnych, jakie powinien wykonywać użytkownik
- lit. s): instrukcje umożliwiające bezpieczne przeprowadzenie regulacji i konserwacji
- lit. t): specyfikacje części zamiennych, jeżeli mają one wpływ na zdrowie i bezpieczeństwo operatorów
Wszystko powyżej tego zakresu nie musi trafić do dokumentu użytkownika. Procedura wymiany łożyska, schemat hydrauliki, tabela momentów dokręcania, kolejność kalibracji: to materiał dla serwisu. Pełną listę pozycji wymaganych po stronie użytkownika rozbieramy osobno, w tekście o tym, co musi zawierać instrukcja obsługi.
Polskie prawo ma dziś ten sam podział. § 59 ust. 1 rozporządzenia z 2008 r. powtarza go w punktach 18, 19 i 20: czynności użytkownika, bezpieczna konserwacja, specyfikacje części zamiennych. Ale pkt 5 idzie dalej. Wymaga „rysunków, schematów, opisów i objaśnień niezbędnych do użytkowania, konserwacji i naprawy maszyny”. Słowo „naprawa” pada tam wprost. Granica nie jest więc murem. Część treści naprawczej prawo wciąga do instrukcji użytkownika, jeśli bez niej nie da się maszyny bezpiecznie utrzymać.
Przykład twardej liczby, która należy do użytkownika: hałas. Lit. u) każe podać poziom ciśnienia akustycznego na stanowisku pracy, gdy przekracza 70 dB(A). Jeśli nie przekracza, trzeba to zaznaczyć. Do tego szczytowa wartość chwilowa powyżej 63 Pa, czyli 130 dB względem 20 uPa, oraz poziom mocy akustycznej powyżej 80 dB(A). Pomiar 1 m od powierzchni maszyny i 1,6 m nad podłożem.
Załącznik III pkt 1.6.1 działa w drugą stronę i kształtuje dokument serwisowy. Punkty regulacji i konserwacji muszą leżeć poza strefami niebezpiecznymi. Regulacja, konserwacja, naprawa i czyszczenie mają być wykonalne podczas postoju maszyny. Konstrukcja narzuca więc treść procedury: zaczyna się od zatrzymania, bo tak zaprojektowano dostęp.
Adresat też jest rozdzielony, tyle że w innym akcie. Rozporządzenie MG z 30 października 2002 r. o minimalnych wymaganiach bhp dzieli w § 32 pracowników na dwie grupy. Użytkownicy mają odbyć „odpowiednie przeszkolenie w zakresie bezpiecznego użytkowania”. Ci, którzy wykonują naprawy, modernizacje, konserwacje lub obsługę maszyn, mają odbyć „specjalistyczne przeszkolenie w tym zakresie”. Dwie grupy, dwa poziomy szkolenia.
Jeżeli obsługa, naprawa, remont lub konserwacja maszyn powoduje zagrożenia dla bezpieczeństwa lub zdrowia pracowników, pracodawca powinien zapewnić, aby czynności te wykonywane były przez pracowników upoważnionych i posiadających odpowiednie kwalifikacje.
Rozporządzenie MG z 30 października 2002 r., § 29
Krąg odbiorców dokumentacji serwisowej jest więc węższy niż krąg odbiorców instrukcji obsługi. Nie z uprzejmości producenta. Z przepisu.
Język: jedyny przepis, który wprost rozdziela oba dokumenty
Art. 10 ust. 7 stawia instrukcji obsługi wymóg językowy. Ma być „sporządzana w języku łatwo zrozumiałym dla użytkowników, wskazanym przez zainteresowane państwo członkowskie”, a przy tym jasna, zrozumiała i czytelna. To ten wymóg mnoży wersje. Wchodzisz na kolejny rynek, składasz kolejny wariant tekstu.
I tu wchodzi wyjątek. Załącznik III pkt 1.7.4:
W drodze odstępstwa od art. 10 ust. 7 instrukcja konserwacji przeznaczona do użytku przez wyspecjalizowany personel upoważniony przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela może być dostarczona tylko w jednym z języków urzędowych Unii, zrozumiałym dla tego personelu.
Rozporządzenie (UE) 2023/1230, załącznik III pkt 1.7.4
To jedyne miejsce, w którym rozporządzenie daje instrukcji konserwacji własny reżim. Jeden język zamiast wielu, bo czytelnik jest znany i upoważniony przez producenta.
Ten podział działa już dziś
Rozporządzenie MG z 21 października 2008 r., § 58 ust. 5: „W uzasadnionych przypadkach instrukcja konserwacji maszyny przeznaczona do korzystania przez wyspecjalizowany personel zatrudniony przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela może być napisana tylko w języku, którym posługuje się personel”. Ten sam akt wymaga w § 58 ust. 2-4 oznaczenia „Instrukcja oryginalna” oraz „Tłumaczenie instrukcji oryginalnej”, a maszyna ma być wyposażona w oba dokumenty.
Papier czy plik: co wolno przenieść do PDF, a co musi zostać wydrukowane
Art. 10 ust. 7 dopuszcza instrukcję obsługi w postaci cyfrowej. Z trzema zastrzeżeniami.
- Papier na żądanie: na żądanie użytkownika wyrażone w momencie zakupu producent dostarcza bezpłatnie instrukcję obsługi w formie papierowej, w terminie miesiąca.
- Papier obowiązkowy: użytkownik nieprofesjonalny dostaje papier zawsze. Informacje o bezpieczeństwie istotne dla oddania maszyny do użytkowania muszą być drukowane. Ten sam wymóg działa, gdy maszyna nie jest dla laika przeznaczona, ale realnie może jej użyć.
- Dekada online: wersja cyfrowa ma być dostępna przez przewidywany cykl życia maszyny i co najmniej 10 lat po wprowadzeniu do obrotu. W formacie, który da się wydrukować, pobrać i zapisać na urządzeniu, tak by była dostępna podczas awarii maszyny.
Trzeci warunek mówi wprost o awarii. Maszyna stoi, panel nie działa, a instrukcja ma być pod ręką. Miesięczny termin na papier obowiązuje przez całą dekadę, więc dodruk na żądanie planuje się inaczej niż druk premierowy.
Do tego dochodzi bhp po stronie pracodawcy, czyli twojego klienta. § 30 ust. 1 rozporządzenia z 2002 r. mówi o dostępie do „pisemnych instrukcji dotyczących użytkowania maszyn”. Ust. 3 dodaje, że instrukcje mają być zrozumiałe dla pracowników, których dotyczą. Ogólne przepisy bhp idą jeszcze dalej. § 41 ust. 1 pkt 2 każe udostępnić pracownikom „do stałego korzystania” aktualne instrukcje bhp dotyczące obsługi maszyn.
„Stałe korzystanie” to nie jest wymóg oprawy. Przepis milczy o formacie, gramaturze i kleju. Ale opisuje tryb użycia: dokument ma leżeć dostępny i być otwierany na okrągło. Egzemplarz, który rozsypie się po roku, tego warunku nie realizuje.
Trzeci dokument, o którym się zapomina: dokumentacja techniczna
Dokumentacja techniczna z załącznika IV część A to ani instrukcja obsługi, ani instrukcja konserwacji. Nie jedzie z maszyną do klienta. Art. 10 ust. 3 mówi, że producent przechowuje ją razem z deklaracją zgodności UE do dyspozycji organów nadzoru rynku przez co najmniej 10 lat po wprowadzeniu maszyny do obrotu.
Mieszanie tych trzech dokumentów to częsty błąd w zamówieniach. Serwisant nie potrzebuje analizy ryzyka do wymiany uszczelnienia. Organ nadzoru nie pyta o tabelę smarowania. Trzy adresaty, trzy zawartości, trzy różne cykle życia papieru.
Co zmienia 20 stycznia 2027
Rozporządzenie 2023/1230 stosuje się od 20 stycznia 2027 r. (art. 54). Tego samego dnia traci moc dyrektywa 2006/42/WE (art. 51 ust. 2). Wyjątek to art. 26-42, stosowane już od 20 stycznia 2024 r. Daty bierz z tekstu skonsolidowanego, bo pierwotna publikacja została sprostowana i po sieci krąży błędna wersja terminu.
Dla podziału dokumentów liczy się jedna zmiana w derogacji językowej: krąg osób się poszerza.
- 2008 r.: instrukcja konserwacji dla „wyspecjalizowanego personelu zatrudnionego przez producenta”
- 2023/1230: instrukcja konserwacji dla „wyspecjalizowanego personelu upoważnionego przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela”
Zatrudniony to własny pracownik. Upoważniony to także niezależna firma serwisowa z autoryzacją producenta. Od 2027 r. jednojęzyczna instrukcja konserwacji obejmie więc szerszą grupę odbiorców niż dziś. Dla producenta z siecią autoryzowanych partnerów to realna różnica w liczbie wersji językowych.
Dwa dokumenty, dwa nakłady, dwie oprawy
Instrukcja obsługi jedzie z każdym egzemplarzem maszyny, bo taki ma adresata. Instrukcja konserwacji trafia wyłącznie do upoważnionego personelu, czyli do grupy z definicji węższej. Nakłady rozjeżdżają się same.
| Kryterium | Instrukcja obsługi | Instrukcja konserwacji |
|---|---|---|
| Nazwa w przepisach | zdefiniowana w art. 3 pkt 17 rozporządzenia 2023/1230 | użyta w zał. III pkt 1.7.4, bez osobnej definicji |
| Odbiorca | użytkownik maszyny, w tym nieprofesjonalny | wyspecjalizowany personel upoważniony przez producenta |
| Język | wskazany przez państwo członkowskie, łatwo zrozumiały dla użytkowników | jeden język urzędowy UE zrozumiały dla personelu |
| Zakres treści | treść konserwacyjna co najmniej z lit. r), s), t) zał. III pkt 1.7.4.2 ust. 1, obok pozostałych pozycji tej listy | treść konserwacyjno-naprawcza wykraczająca poza ten zakres |
| Forma | cyfrowa dopuszczalna, papier na żądanie w miesiąc, papier obowiązkowy dla nieprofesjonalnych | rozporządzenie nie stawia osobnego wymogu formy |
| Nakład | jeden egzemplarz na każdą wprowadzoną do obrotu maszynę | tyle, ile upoważnionych stanowisk serwisowych |
Po pierwsze, wersje językowe mnożą się tylko po stronie instrukcji obsługi. Derogacja z załącznika III zdejmuje ten mnożnik z dokumentu serwisowego, ale tylko wtedy, gdy jest on osobnym dokumentem. Wklej te same treści do wspólnej książki dla wszystkich, a stracisz odstępstwo. Po drugie, dwa różne nakłady wolno oprawić inaczej. Żaden przepis nie każe trzymać jednej specyfikacji dla obu.
Technologia oprawy tego nie ogranicza. Müller Martini Antaro Digital bierze bloki od 1,5 mm do 60 mm grubości. Format od 120 x 100 mm do 380 x 320 mm, blok 60-170 g/m2, okładka 80-350 g/m2. Cienka broszura użytkownika i gruby dokument serwisowy mieszczą się w tym samym zakresie maszynowym.
Czego nie znajdziesz w żadnym przepisie
Rozporządzenie milczy o formacie, gramaturze i objętości instrukcji. Wymaga tylko, żeby była jasna, zrozumiała i czytelna, a w określonych przypadkach papierowa. Nie ma też przepisowego progu nakładu dokumentu serwisowego ani normy na trwałość grzbietu. Jeśli ktoś podaje ci takie liczby jako wymóg prawny, sprawdź podstawę.
Argument za trwalszym wykończeniem dokumentu serwisowego nie jest liczbą z badania. Nie ma źródła, które mierzy, ile otwarć wytrzyma grzbiet. Jest za to § 41 ust. 1 pkt 2 ogólnych przepisów bhp i jego „stałe korzystanie”. Dokument, który leży w warsztacie i jest otwierany przy każdej awarii, pracuje w innym trybie niż broszura zafoliowana w kartonie. To wystarczy, żeby rozdzielić specyfikacje.
Najczęstsze pytania
Rozporządzenie 2023/1230 nie zna nazwy „instrukcja serwisowa”, zna instrukcję konserwacji. Załącznik III pkt 1.7.4 pozwala dostarczyć ją w jednym języku urzędowym UE, zrozumiałym dla wyspecjalizowanego personelu upoważnionego przez producenta. Warunkiem jest ten właśnie adresat. Jeśli dokument trafia do zwykłego użytkownika, odstępstwo nie działa i wraca wymóg z art. 10 ust. 7.
Można, żaden przepis tego nie zabrania. Ale wtedy cała treść dzieli reżim instrukcji obsługi. Idzie w języku wskazanym przez państwo członkowskie i podlega wymogom papierowym z art. 10 ust. 7. Odstępstwo językowe dotyczy dokumentu przeznaczonego dla wyspecjalizowanego personelu, a nie rozdziału w grubszej książce dla wszystkich.
Minimum po stronie użytkownika wyznaczają lit. r), s) i t) załącznika III pkt 1.7.4.2 ust. 1: czynności regulacyjne i konserwacyjne po jego stronie, bezpieczne przeprowadzenie tych czynności oraz specyfikacje części zamiennych wpływających na zdrowie i bezpieczeństwo operatorów. Reszta może zostać w dokumencie serwisowym. Polski § 59 ust. 1 pkt 5 dokłada rysunki i schematy niezbędne do użytkowania, konserwacji i naprawy maszyny.
Nie. Dokumentacja techniczna z załącznika IV część A zostaje u producenta do dyspozycji organów nadzoru rynku przez co najmniej 10 lat po wprowadzeniu maszyny do obrotu (art. 10 ust. 3). Nie jest przeznaczona ani dla serwisanta, ani dla klienta. To trzeci dokument o trzecim adresacie.
Dla instrukcji obsługi tylko warunkowo. Użytkownik może zażądać papieru w momencie zakupu i wtedy dostaje go bezpłatnie w ciągu miesiąca. Dla użytkowników nieprofesjonalnych informacje dotyczące bezpieczeństwa muszą być papierowe. Wersja cyfrowa ma być dostępna online co najmniej 10 lat po wprowadzeniu do obrotu, w formacie umożliwiającym wydrukowanie i pobranie.
Przepisy nie podają żadnej liczby. Wyznacza ją krąg odbiorców: upoważniony i przeszkolony personel, o którym mówią § 29 i § 32 rozporządzenia z 30 października 2002 r. Licz stanowiska serwisowe z autoryzacją, a nie sprzedane maszyny. Instrukcji obsługi drukujesz tyle, ile maszyn wprowadzasz do obrotu.
Masz projekt do wydrukowania?
Potrzebujesz profesjonalnego druku? Porozmawiajmy o Twoim projekcie.
